Wat is Applify BUROPLAN?
Applify BUROPLAN is de totale oplossing voor de administratie en belastingadvies kantoren met maximaal 20 medewerkers die op zoek zijn naar een efficiënte, kostenbesparende en integrale oplossing voor het beheren van de taken, dossiers, notities, planningen, facturatie etc.

Applify BUROPLAN maakt het mogelijk om de enorme hoeveelheden individuele taken en onoverzichtelijk papierwerk om te zetten in een duidelijk gestructureerde en beheerbare systeem.

De architectuur van Applify BUROPLAN
Applify BUROPLAN is op de Web technologie gebaseerde toepassing die over grote hoeveelheid standaard functionaliteit beschikt. De toepassing draait op een Web server gehost bij Applify.com of bij het administratiekantoor zelf. Alle gegevens worden in een database opgeslagen.

De gebruikers kunnen via hun Internet browser met Applify BUROPLAN werken. Gezien de toepassing op een Web server draait, is het niet nodig om programmatuur op de afzonderlijke PC’s te installeren.
Applify BUROPLAN bestaat uit twee onderdelen:

1. Intranet toepassing – wordt gebruikt door de medewerkers van het administratiekantoor. Iedere medewerker gebruikt zijn eigen loginnaam en wachtwoord om in te loggen.
2. Extranet toepassing – wordt gebruikt door de klanten van het administratiekantoor. Iedere klant gebruikt zijn eigen loginnaam en wachtwoord om in te loggen. De Extranet toepassing stelt de klanten in staat om inzicht te krijgen in de status van hun lopende zaken, maar ook nieuwe aanvragen/opdrachten in te dienen.

Standaard in de Intranet toepassing
De Intranet toepassing die door de medewerkers intern wordt gebruikt, beschikt standaard over de volgende functies:

• Inloggen met eigen login gegevens.
• Aparte en duidelijke bevoegdheden per medewerker.
  Een medewerker heeft alleen toegang tot de gegevens waarvoor hij/zij geautoriseerd is.
• Vastleggen van interne memo’s en richtlijnen.
  In het systeem kunnen de interne documenten, memo’s, richtlijnen etc. op een goed gestructureerde, hiërarchische manier worden vastgelegd en aan bepaalde (of alle) medewerkers beschikbaar worden gesteld voor lezen.
• Vastleggen van de klantengegevens.
  Het importeren van de klanten gegevens uit een extern bestand behoort tot de mogelijkheden.
• Beheer notities.
  Per klant kunnen diverse notities worden ingevoerd, die alleen voor het management toegankelijk zijn. Per notitie wordt het onderwerp ingevoerd (bijv.: prijsafspraak, confidentiële afspraak, etc.), het jaar en de tekst van de notitie. De notities worden overzichtelijk getoond bij de klantrecord. Er is uitgebreide zoek functie door alle notities beschikbaar, met de mogelijkheid voor export naar Excel.
• Archief registratie.
  Per klant kan makkelijk en overzichtelijk het aanwezige archief worden bijgehouden. Het kan worden vastgelegd welke soort documentatie per klant en per jaar in het kantoor aanwezig of juist niet aanwezig is.
• Notities (dossiers) voor de belasting en balans werkzaamheden.
  Per klant kunnen de notities (dossiers) voor de belasting en balans werkzaamheden worden ingevoerd. Per notitie wordt het onderwerp ingevoerd (bijv.: inkomstenbelasting, loonbelasting, omzetbelasting etc.), het jaar en de tekst van het dossier. De dossiers worden overzichtelijk getoond bij de klantrecord. Er is uitgebreide zoek functie door alle dossiers met de mogelijkheid voor export naar Excel.
• Takenlijsten per medewerker.
  De takenlijsten worden verdeeld in diverse categorieën, zoals: algemene vraag, omzetbelasting dossier, loonbelasting dossier, BTW aangifte etc. Iedere taak is aan een klant gekoppeld en kan worden toegekend aan een medewerker. Een taak die nog niet in behandeling is genomen heeft de status: ‘Open’. Zodra de taak door de medewerker in behandeling wordt genomen, dan wordt de status veranderd naar: ‘In behandeling’. Een taak die is afgehandeld, krijgt de status ‘Afgehandeld’. De medewerkers kunnen makkelijk inzicht krijgen in de eigen taken. Het management kan makkelijk inzicht krijgen in de lopende taken - per klant, per medewerker en per categorie. Per taak wordt de vraag van de klant opgeslagen, voor zover van toepassing, en ook de notities van de medewerker die de taak heeft behandeld. De manager kan ook zijn eigen notities/commentaar erin toevoegen. Het versturen van automatische e-mail berichten naar de klant en/of de medewerker en/of de manager behoort tot de mogelijkheden.
• Verschillende overzichten en management rapportage. Bijvoorbeeld: Diverse overzichten van de lopende en de afgehandelde taken, overzicht van de beheer notities, overzicht van de belasting en balans werkzaamheden, overzicht van het archief, inzicht in de taakverdeling en de productiviteit van eigen werknemers etc.
• Vastleggen van de contracten met klanten.
  In verband met de facturatie, kunnen alle lopende contracten per klant worden vastgelegd. De begin en einddatum van het contract worden vastgelegd, maar ook de facturatie periode (maandelijks, per kwartaal, per jaar, etc.), het facturatie bedrag, eventuele nacalculatie, etc.
• Facturatie.
  Aan de hand van de contracten met de klanten, worden periodiek facturen uitgedraaid. Koppeling met een Exact administratie behoort tot de mogelijkheden.
• ‘Knowledge base’.
  De afgehandelde vragen en wetenswaardigheden kunnen op een gestructureerde manier in een ‘knowledge base’ worden opgeslagen.
• Uitgebreid zoeken door klantengegevens, dossiers, takenlijsten, ‘knowledge base’, etc.
• Elektronische nieuwsbrief.
  Het is mogelijk om op eenvoudige manier regelmatig elektronische nieuwsbrief aan een deel (of alle) klanten te versturen. Zo worden de klanten op de hoogte gehouden van belangrijke gebeurtenissen, wetenswaardigheden, wet wijzigingen, etc.

• Inloggen met eigen login gegevens.
• Autorisaties zijn per klant instelbaar.
  De autorisaties kunnen per klant verschillend zijn. Een klant mag bijvoorbeeld alleen nieuwe aanvragen/opdrachten invoeren, terwijl een andere klant de status van zijn lopende taken mag raadplegen.
• Aanvraag formulier.
  Via een formulier zijn de klanten in staat gesteld om algemene vragen te stellen of nieuwe opdrachten/aanvragen in te dienen.
• Overzicht van de eigen taken.
  Dit is een overzicht van de lopende en de afgehandelde taken die aan de betreffende klant zijn gekoppeld. De klant kan zien wat de status van de taken is en kan eventueel daarop reageren door eigen commentaar toe te voegen.
• Zoeken door de vaak gestelde vragen.
  De klant kan uitgebreid zoeken door de database van de vaak gestelde vragen.
• Nieuwsberichten.
  Door regelmatig interessante nieuwsberichten op het Extranet te publiceren, houdt het administratiekantoor zijn klanten geïnformeerd over belangrijke gebeurtenissen, wet wijzigingen etc.

• Standaardtoepassing gebaseerd op de web technologie, ‘future proof’ en schaalbaar.
• Veel standaard functionaliteit en ‘full-service’.
• Korte en overzichtelijke implementatietrajecten, dankzij de grote hoeveelheid standaard functionaliteit.
• Gebruikersvriendelijk, snel en eenvoudig.
• Persoonlijke voorkeuren instelbaar.